BAHAGIAN KEWANGAN UPM SARAWAK

Bahagian Kewangan bertanggungjawab memastikan pengurusan kewangan dilaksanakan secara cekap, telus dan mematuhi peraturan kewangan Kerajaan selaras dengan dasar serta pekeliling yang berkuat kuasa. Fungsi utama Bahagian Kewangan meliputi pengurusan Pentadbiran dan Kualiti, Aset, Stor, Perolehan, Belanjawan, Gaji Staf, Pembayaran, Akaun, Tabung Amanah, Penyelidikan, Penjanaan Pendapatan dan Hasil bagi menyokong kelangsungan operasi UPM Sarawak.

• Unit Pentadbiran dan Kualiti

1. Menguruskan hal staf Bahagian Kewangan seperti perancangan perjawatan, cuti,kehadiran bertugas, latihan,pengisian e-Lppt, tanggung kerja dan lapor diri staf baharu
2. menguruskan proses pengambilan staf sambilan/MyStep/pelajar intern jika diperlukan.
3. Mengemaskini bilangan dan maklumat staf di Bhg Kewangan
4. Menguruskan pembelian aset,merekod dan pelupusan aset
5. Menguruskan stok kertas dan alatulis di setor Bhg Kewangan
6. Menguruskan penghantaran dokumen secara poslaju
7. Urusetia untuk latihan/kursus kewangan
8. Menguruskan tempahan kenderaan dan tempahan bilik/dewan untuk kegunaan aktiviti Bahagian Kewangan
9. Memantau dan menyelaras sistem pengurusan kualiti (SPK) Kewangan UPMS agar seragam dan terkini dengan SPK Pej.Bursar
10. Menyelaras dan menguruskan aktiviti audit di Bahagian Kewangan
11. Menyediakan borang soal selidik,mendapatkan maklumbalas pelanggan dan menganalisa hasil maklumbalas pelanggan

• Seksyen Aset dan Setor

Fungsian Aset:

1. Verifikasi aset UPM Sarawak
2. Menguruskan pelupusan aset
3. Menguruskan hapuskira rekod aset
4. Urusetia Kehilangan Aset
5. Menguruskan pendaftaran aset
6. Verifikasi aset hidup dan menyediakan laporan aset hidup
7. Menyelenggara rekod-rekod aset dalam sistem kewangan
8. Menyemak rekod work order

Fungsian Setor:

1. Verifikasi setor dan menyediakan laporan verifikasi setor
2. Menyediakan jernal stok ubatan untuk penutupan akaun
3. Memastikan syor penambahbaikan setor diambil tindakan jabatan/bahagian
4. Memantau proses pelupusan stok

• Seksyen Perolehan dan Belanjawan

Fungsian Belanjawan:

1. Mengagihkan peruntukan mengurus tahunan
2. viremen peruntukan untuk pembelian aset
3. Menyediakan anggaran belanjawan tahunan
4. Mensasarkan penjimatan
5. Memantau perbelanjaan agar tidak melebihi peruntukan
6. Menyediakan penyata dan analisa perbelanjaan

Fungsian Perolehan:

1. Menguruskan pesanan belian
2. Menguruskan Sebutharga dan Tender
3. Urusetia Jawatankuasa Sebutharga
4. Menyediakan anggaran perolehan tahunan
5. Menyediakan laporan pemantauan tempoh pesanan belian tidak melebihi 3 bulan
6. menyediakan laporan commitment secara bulanan
7. Menguruskan pembelian berpusat untuk bekalan makmal,bahan kimia, bekalan alatganti elektrik dan bekalan makanan ternakan
8. Memantau pembayaran kontrak perkhidmatan berkala

• Seksyen Gaji dan Pembayaran

Fungsian Gaji & Upahan:

1. Menguruskan pembayaran gaji/upahan,bonus,elaun dan potongan ke agensi berkaitan mengikut jadual ditetapkan untuk semua staf
2. Menguruskan pembayaran elaun-elaun SGRA,GRA
3. Menguruskan pembayaran GCR staf
4. Menganggarkan dan menyediakan jernal GCR tahunan
5. Menguruskan permohonan pendahuluan gaji staf
6. Mengesahkan payslip staf
7. Menyediakan anggaran pembayaran gaji untuk permohonan pindahan tunai dari Serdang

Fungsian Pembayaran dan Waran

1. Menguruskan pembayaran balik kad korporat ke Serdang dan memantau tempoh pelarasan pendahuluan kad korporat
2. Menguruskan tempahan dan pembayaran waran penerbangan
3. Menyediakan penyata perbelanjaan dan analisa perbelanjaan
4. Menyediakan laporan pemantauan tuntutan lebihmasa staf
5. Menguruskan pembayaran pembekal,kontraktor dan tuntutan staf
6. Menguruskan pembayaran enumerator, upahan RA dan tuntutan perjalanan pelajar
7. Menguruskan pendahuluan staf dan menyediakan laporan pemantauan pendahuluan staf
8. Menyediakan laporan pembayaran dalam tempoh 14 hari

• Seksyen Akaun dan Tabung Amanah

Fungsian Akaun dan Unit EFT/CEK/TT:

1. Memastikan penutupan akaun bulanan dan tahunan disediakan mengikut jadual yang telah ditetapkan.
2. Mengurus penyimpanan dokumen kewangan seperti baucer bayaran dan jernal.
3. Menguruskan EFT/CEK dan TT transfer
4. Mengurus dan memantau aliran tunai dan baki bank utama UPM Sarawak
5. Menyediakan surat permohonan pindahan tunai kepada Pejabat Bursar Serdang.
6. Memantau dan menyediakan penyata penyesuaian bank dan laporan prestasi akaun-akaun bank UPM Sarawak
7. Menguruskan proses WTD di bawah Akta WTD1965
8. Bertanggungjawab menyelenggara lejar am,perekodan dan pelaporan penutupan akhir tahun bagi semua transaksi kewangan UPM Sarawak
9. Menguruskan hal-hal berkaitan pengauditan kewangan UPM Sarawak

Fungsian Tabung Amanah:

1. Menguruskan permohonan pembukaan akaun amanah PTJ dan menguruskan akaun-akaun amanah UPM Sarawak
2. Menyediakan laporan prestasi akaun-akaun amanah UPM Sarawak
3. Memantau status akaun-akaun amanah agar tidak berbaki negatif dan menutup akaun amanah yang tidak aktif
4. Memberi khidmat nasihat dan maklumat kewangan berkaitan tabung amanah kepada pemegang amanah.

• Seksyen Tabung Penyelidikan

Fungsian Tabung Penyelidikan:

1. Menguruskan permohonan pembukaan tabung penyelidikan dan menguruskan akaun-akaun penyelidikan UPM Sarawak
2. Menyediakan laporan prestasi akaun-akaun penyelidikan UPM Sarawak
3. Memantau status akaun penyelidikan agar tidak berbaki negatif dan menutup akaun penyelidikan yang telah tamat tempoh
4. Memulangkan baki akaun penyelidikan yang telah tamat ke Serdang
5. Memberi khidmat nasihat ,laporan dan maklumat kewangan penyelidikan kepada penyelidik,fakulti dan pengurusan UPM Sarawak

• Seksyen Penjanaan Pendapatan dan Hasil

Fungsian Kutipan Hasil:

1. Menguruskan kutipan hasil tunai,cek,bank draf dan terimaan dalam bentuk pindahan bank/ e-Wallet
2. Mengeluarkan resit dan menguruskan penyimpanan resit
3. Menguruskan penghantaran kutipan tunai/draf bank ke bank
4. Memproses permohonan dan pengeluaran resit bagi pengecualian cukai di bawah Akta Cukai 44(6)
5. Mengeluarkan inbois
6. Menyediakan dan memantau laporan penghutang

Fungsian Penjanaan Pendapatan:

1. Urusetia aktiviti penjanaan UPM Sarawak termasuk semakan semula kadar-kadar sewaan/jualan semasa
2. Menyemak dan memajukan permohonan pengecualian sewaan/bayaran termasuk permohonan diskaun sewaan untuk kelulusan Naib Canselor/JPU
3. Memberi khidmat nasihat dan membantu PTJ dalam meningkat kan penjanaan pendapatan dan peluang baharu pelaburan
4. Menguruskan aktiviti pelaburan UPM Sarawak
5. Memantau dan menyediakan laporan aktiviti pelaburan
6. Menganggarkan penjanaan pendapatan dan hasil pelaburan UPM Sarawak setiap tahun.

• Seksyen Akaun Pelajar

Fungsian Akaun Pelajar:

1. Mengurus tuntutan dan terimaan penajaan dan memproses bayaran pinjaman dan biasiswa pelajar
2. Memproses bayaran yuran pelajar dan bayaran MUET
3. Memantau dan mengemaskini lejer pelajar
4. Membantu dalam aktiviti utama Universiti seperti hari pendaftaran pelajar baharu, pembentangan kertas aktiviti pelajar dan promosi akademik
5. Menguruskan bayaran yuran ke Serdang bagi kes pelajar yang tersalah bank in ke akaun Bintulu
6. Menguruskan pindahan wang ke Serdang untuk bayaran yuran alumni pelajar yang telah bergraduat
7. Memberi khidmat nasihat dan menjawab aduan/kemusykilan yuran oleh pelajar secara emel dan telefon
8. Membantu menguruskan bayaran permit masuk Sarawak pelajar antarabangsa
9. Membantu merangka kadar yuran untuk kursus lepasan ijazah yang dikelolakan oleh Fakulti

Kemaskini:: 05/04/2026 [azizal]