Bursar Office is in the process of updating the 6XXXXX series trust account information in the University Financial System. As of December 19, 2019, a total of 2,956 trust accounts have been created in the University's Financial System where 1,521 trust accounts are open status while 1,435 trust accounts are closed status

However, among 1521 with open status , there are 625 Trust Accounts has expired and 12 trust accounts with negative balance. Accordingly, the Bursar Office Trust Account Management Section has submitted a Register of Trust Account Status Forms (DF03 / AKN) to the trustee of each trust account in December 2019 to get futher information regarding those issues. 

The trustee is required to submit the DF03 / AKN to the Bursar Office promptly for the update to take effect on January 31, 2020. Failure of the trustee to submit the DF03 / AKN will result in the Bursar Office closing the trust account in accordance with the applicable financial regulations.

Rujukan Kami   :  UPM.BUR.100-1/6/3/B8(7)

Tarikh               :  1 Disember 2019

PEKELILING BURSAR BIL. 5 TAHUN 2019

Penerimaan Pakai Pindaan Terkini Pekeliling Perbendaharaan PK 7 Pengecualian Daripada Tatacara Perolehan

Kerajaan

TUJUAN

1. Pekeliling ini bertujuan untuk memaklumkan kepada semua Pusat Tanggung Jawab (PTJ) Universiti Putra Malaysia (UPM) bagi menerima pakai pindaan terkini Pekeliling Perbendaharaan PK7 iaitu Pengecualian Daripada Tatacara Perolehan Kerajaan yang berkuatkuasa pada 15 Julai 2019.

LATAR BELAKANG

2. PK7 yang lama meliputi PK7.1 hingga PK7.15 yang telah dibuat pindaan secara menyeluruh oleh pihak Perbendaharaan Malaysia. PK7 sebelum ini melibatkan 15 jenis perolehan yang dikecualikan daripada tatacara perolehan kerajaan dan setelah pihak Perbendaharaan Malaysia membuat semakan semula, terdapat 16 jenis perolehan yang telah disenaraikan seperti di dalam Lampiran 1.  Empat (4) jenis perolehan telah dikeluarkan dan lima (5) jenis perolehan telah dimasukkan di dalam PK7 yang baharu.

KELULUSAN LEMBAGA PENGARAH UPM

3. Lembaga Pengarah Universiti Putra Malaysia yang bermesyuarat pada 8 Oktober 2019 dan melalui petikan minit 137/05 telah meluluskan penerimaan pakai Pekeliling Perbendaharaan PK7 iaitu Pengecualian Daripada Tatacara Perolehan Kerajaan berkuatkuasa pada 15 Julai 2019.

PERKARA YANG DIPINDA PADA PEKELILING YANG BAHARU

4. Beberapa perkara penting juga telah diperincikan di dalam pindaan yang baharu terutama yang berkaitan dengan Surat Setuju Terima, Bon Pelaksanaan, Dokumen Perjanjian, Pesanan Belian dan pembayaran yang sebelum ini tidak dinyatakan di dalam Pekeliling yang lama.

5. Pindaan adalah melibatkan had kuasa melulus perolehan yang dikurangkan daripada RM50 ribu kepada RM20 ribu kepada Pegawai Pengawal (PP) atau pegawai yang diturunkan kuasa oleh PP secara bertulis . Jumlah yang melebihi RM20 ribu diberi kuasa kepada Jawatankuasa Sebut Harga Universiti dan Lembaga Perolehan Universiti.

6. Selain daripada itu, Jawatankuasa Penilaian diadakan bagi menilai perolehan yang melebihi RM20 ribu dengan keahlian terdiri daripada tiga (3) orang iaitu seorang Pengerusi dan dua ahli yang mana pelantikan mereka dibuat secara bertulis oleh PP atau Ketua Jabatan.

PEMAKAIAN DAN KUAT KUASA PEKELILING

7. Pekeliling ini adalah berkuat kuasa mulai tarikh ia dikeluarkan. Sebarang pertanyaan berkenaan Pekeliling ini boleh dikemukakan kepada  Bahagian Kewangan Pengurusan Perolehan, Pejabat Bursar di talian 03-9769 3563/6239.

Sekian, terima kasih.

“BERILMU BERBAKTI”

Saya yang menjalankan amanah,

(Zulkiflee Bin Othman)

Bursar

Lampiran 1

Senarai Pekeliling Perbendaharaan PK7 Pengecualian Daripada Tatacara Perolehan Kerajaan (http://www.treasury.gov.my)

(a)1 - Perolehan Bagi Penganjuran Majlis/ Acara Rasmi Kerajaan Dan Jamuan Keraian Rasmi Kerajaan

(b)2 - Perolehan Perkhidmatan Kemudahan Latihan Secara Pakej

(c)3 – Penyertaan Latihan yang Dianjurkan Oleh Agensi Kerjaan Atau Syarikat Swasta

(d)4 - Perolehan Penginapan , Makanan dan Minuman Bagi Anggota Pentadbiran Dan Pegawai Awam Yang Melaksanakan Tugas Rasmi

(e)5 – Perolehan Perkhidmatan Makanan Dan Minuman Untuk Mesyuarat Dalaman

(f)6 – Perolehan Berkaitan ICT Dan Rangkaian Internet

(g)7 – Perolehan Kenderaan

(h)8 – Perolehan Perkhidmatan Penyelenggaraan Dan Pembaikan Kenderaan

(i)9 – Perolehan Bahan Bakar Di Semenanjung Malaysia

(j)10 - Perolehan Percetakan Warta Kerajaan

(k)11 – Perolehan Bekalan/Penghantaran Buku Cetakan/ Terbitan Dalam Dan Luar Negara

(l)12 - Perolehan Bekalan Surat Khabar Dan Majalah Tempatan

(m)13 – Perolehan Perkhidmatan Penyelenggaraan/ Pembaikan Penyaman Udara Yang Tidak Melibatkan Kerja Elektrik Yang Kompleks

(n)14 – Perolehan Perkhidmatan Penyiaran Pengiklanan Melalui Media

(o)15 – Garis Panduan Permohonan Perolehan Secara Rundingan Terus

(p)16 – Garis Panduan Rundingan Harga Bagi Rundingan Terus

NOTIS MAKLUMAN

Pelanggan Yang Dihormati,

 Adalah dimaklumkan, semua urusan pengambilan Surat Setuju Terima (SST) di Pejabat Bursar, UPM hanya dibenarkan Pemilik /Wakil Yang Diberi Kuasa Sahaja (Wakil Perlu Mengemukakan Surat/Memo Perwakilan Kuasa) dibenarkan untuk mengambil SST mengikut jadual di bawah:-

Peraturan ini diadakan bagi melindungi maklumat sulit perolehan kerajaan daripada pihak ketiga yang tidak terlibat dan berkepentingan yang mungkin akan menggunakan maklumat ini untuk sesuatu tujuan.

Mohon perhatian dan kerjasama tuan/puan untuk mematuhi syarat yang telah ditetapkan.

Sekian, terima kasih.

KUATKUASA PADA 01 OGOS 2019

BAHAGIAN KEWANGAN PENGURUSAN PEROLEHAN, PEJABAT BURSAR